Sistem Buku Besar Umum, pelaporan keuangan, dan Pelaporan Manajemen

Bab 8

Sistem Buku Besar Umum, pelaporan keuangan, dan Pelaporan Manajemen.

1)      Skema Pengodean Numerik dan Alfabetik

a)      Kode berurutan

Merupakan dokumen sumber yang sudah diberi  nomor sebelumnya. Saat dicetak setiap dokumen diberi kode berurutan yang unik. Nomor itu menjadi nomor transaksi yang memeungkinkan sitem melacak setiap transaksi dan mengidentifikasi setiap dokumen hilang atau nomor di luar urutan.

Keunggulan,  pemgodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch dan memudahkan mendeteksi dan memecahkan pada masalah pengurutan. Kelemahan,  pengodean berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen.

b)      Kode blok

Merupakan variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan dari kode berurutan. Aplikasi umum dari kode blok adalah pembuatan bagan akun (chart of account). Bagan akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif merupakan dasar bagi dasar buku besar umum, sehingga penting dalam pelaporan keunagan dan manajemen perusahaan.  Semakin luas bagan akun, semakin tepat perusahaan dalam mengklasifikasikan transaksinya dan semakin besar jangkauan informasi yang dapat disediakan untuk pengguna pihak ekstern dan intern.

Keunggulan, pengodean nlok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode. Kelemahan, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

c)       Kode grup

Digunakan untuk mewakili item – item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah – wilayah atau fields yang memiliki makna tertentu.

Keunggulan, 1) kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda, 2) kode  grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarki bersifat logis dan mudah diingat, dan 3) kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang lebih rinci baik dalam kelas item maupun pada item – item dari kelas yang berbeda.

Kelemahan, pada keberhasilan sebagai alat klasifikasi. Terdapat kemungkinan bahwa data – data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata – mata. Penggunaan yang berlebih dapat mengarah ke kode grup kompleks yang tidak perlu dan tidak mudah ditafsirkan.

d)      Kode alfabetik

Dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau grup.

Keunggulan,  kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetik murni atau karakter alfabetik yang digabungkan dengan kode numerik. Kelemahan, 1) sulit merasionalisasikan makna kode – kode yang telah ditetapkan secara berurutan, dan 2) mengurutkan record yang dikodekan secara alfabetik cenderung sulit bagi pengguna.

e)      Kode Mnemonik

Adalah karakter alfabetik dalam pembentukan akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Keunggulan,  skema kode mnemonik membuat pengguna tidak perlu mengingat lagi dalam arti kode itu membawa informasi tingkat tinggi. Kelemahan, meskipun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas – kelas item, kemampuannya terbatass dalam mewakili item – item dalam suatu kelas.

2)      Sistem Buku Besar  Umum

Kumpulan informasi yang mengalir pada sistem ini berasal dari subsistem siklus transaksi. Namun, bahwa informasi tersebut juga mengalir dari sitem pelaporan keuangan sebagai umpan balik ke sistem ini.

a)      Voucher journal

Hal ini dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke dalam buku besar umur ari voucher journal. Hal ini juga menyediakan pengendalian yang efektif terhadapa jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Kebanyakan perusahaan berlabuh ke file voucher jurnal.

b)      Basis data GLS

Terdiri atas file master buku besar umum yang merupakan file utama dalam basis data GLS. FRS mengambil file master buku besar umum untuk menghasilkan laporan perusahaan. MRS menggunakan file ini untuk mendukung kebutuhan informasi internal.

3)      Sistem Pelaporan Kuangan

a)      Pengguna  yang  canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen

Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pengguna laporan keuangan memahami konversi dan prinsip akuntansi yang diterapkan, dan bahwa laporan tersebut memilik kandungan informasi yang berguna.

b)      Aktivitas FRS

Sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum dan input langsung dari kelompok pelaporan keuangan. Outputnya berupa laporan keuangan, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

c)       Proses akuntansi keuangan

Seusai hal ini dimulai dari status bersih di awal tahun fiskal yag baru, akun neraca dilanjutkan dengan langkah:

i)        Mencatat transaksi

ii)       Mencatat di jurnal khusus

iii)     Membukukan ke buku besar pembantu

iv)     Membukakan ke buku besar umum

v)      Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan

vi)     Mebuat jurnal penyesuaian

vii)   Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian

viii)  Menyiapkan neraca saldo yang disesuaikan

ix)     Menyiapkan laporan keuangan

x)      Menjurnal dan membukukan ayat jurnal tertutup

xi)     Menyiapkan neraca percobaan pasaca penutupan.

d)      Mengendalikan GL/FRS

Eksposur potensial dari proses ini antara lain :

i)        Jejak audit yang tidak sempurna

ii)       Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

iii)     Akun buku besarb umum yang tidak balance dengan akun buku besae pebantu

iv)     Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi

Ini harus dikendalikan,  bila tidak laporan keuangan akan menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hukum, kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan dan sanksi dari pihak yang berwenang.

4)      Sistem Pelaporan Manajemen

Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemensecara bijaksana. Laporan yang tepat waktu memungkinkan para manajer fungsional seperti penjualan, pembelian, produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Dengan merangkum aktivitas, menunjukkan tren dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang dirancangdengan baik akan memberikan bukti mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal.

5)    Faktor yang mempengaruhi MRS 

                  a. proses pengambilan keputusan

Dengan cara mengidentifikasi masalah, mengevaluasi solusi alternatif, mengimplementasikan solusi terbaik dan melakukan pemeriksaan pascaimplementasi.          

                  b. Prinsip-prinsip Manajemen

                       1. formalisasi pekerjaan

                       2. pertanggungjawaban dan wewenang

                       3. jangkauan pengendalian

                       4. manajemen dengan pengecualian

                 c. fungsi, tingkat dan jenis keputusan manajemen

                       1. keputusan perencanaan strategis

                       2. keputusan perencanaan taktis

                       3. keputusan pengendalian manajemen

                       4. keputusan pengendalian operasional

                

d. jenis laporan manajemen

                       1. tujuan laporan

                       2. pelaporan terprogram yang memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna

                       3. atribut laporan, yang harus dipenuhi seperti relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

                       4. pelaporan khusus

                  e. Akuntansi pertanggungjawaban

                       1). Penetapan tujuan keuangan: Proses Anggaran yang membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen perusahaan.

                       2). Pengukuran dan pelaporan kinerja,  dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan pertanggungjawaban ke tingkat manajemen senior.

                       3). Pusat Pertanggungjawaban, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi ke dalam unit-unit yang disebut sebagai pusat pertanggungjawaban. Ada pusat biaya, pusat laba dan pusat investasi.

                  f. Pertimbangan perilaku

                        1. Keserasian Tujuan, sistem pelaporan manajemen yang terstruktur rapi berperan penting dalam meningkatkan dan mempertahankan keserasian tujuan.

                        2. Informasi yang Berlebihan, hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempertimbangkan tingkat organisasionaldan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat.

                        3. Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat, ketika hal ini digunakan maka laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.

6) Kesimpulan

Dengan ini kita mengetahui betapa pentingnya mempelajari pentingnya skema pengodean data dan peranannya dalam GLS dan TPS sebagai alat untuk mengoordinasikan dan mengatur transaksi perusahaan. Jenis skema pengodean numerik dan  alfabetik yang selalu mempunya sisi keunggulan maupun kelemahan.

GLS dan FRS dibahas sebagai suatu sistem tunggal yang terintegrasi secara fisik. Pengendalian operasional standar yang mengatur sistem ini dan penggunaan teknologi komputer untuk memperbaiki efisiensi pembukuan dan pelaporan. Tujuan sistem pelaporan adalah mempengaruhi perilaku. Akan tetapi, sistem yang didesain dengan buruk berpengaruh negatif atau disfungsional bagi penggunanya. Para perancang MRS harus mengetahui konsekuensi potensial dari informasi yang berlebihan dan penggunaan ukuran kinerja yang tidak tepat.